Stoję przy scenie z markerem w ręku. Patrzy na mnie 300 osób. Mam godzinę, żeby z całego wystąpienia zostawić coś, co ludzie zechcą zapisać, wydrukować i udostępnić.
Stres? Trochę. Ale z tego stresu zrobiłam sobie biznes. Pracuję w eventach od ponad dekady, a dziś rysuję konferencje, webinary, podcasty i szkolenia. Poniżej pokazuję, jak to wygląda od kuchni: od pierwszego maila po gotowe pliki.
O kulisach pracy przy scenie rozmawiałam z Robertem Szewczykiem w Digital Creators Podcast. Całe nagranie znajdziesz niżej, a w tekście zebrałam najważniejsze wątki, uzupełnione o to, co dziś wiem o współpracy z organizatorami.
TL;DR
- Graphic recording to notatka wizualna rysowana na żywo. Ma być użyteczna, a nie tylko ładna.
- Jedna prelekcja to jedna plansza albo jeden ekran, które oddają sedno wystąpienia bez oglądania nagrania.
- Rysuję na żywo, zwykle bez wglądu w prezentację. Ważniejsza jest energia ze sceny niż slajdy.
- Branża nie ma znaczenia: rysowałam automotive, bankowość, farmację, prawo i komputery kwantowe dla IBM (po angielsku).
- Współpraca to konkretny proces: termin, format, język, tytuły wystąpień i zdjęcia prelegentów.
- Klient dostaje więcej niż plakat. Notatki żyją potem w social mediach i robią realny zasięg.
- Cena: od 600 zł netto za wystąpienie do 30 minut.
Czym jest graphic recording?
Graphic recording to rysowane na żywo podsumowanie tego, co dzieje się na scenie, stacjonarnej albo wirtualnej. Nie zwykłe notatki. Wizualna wersja wystąpienia, tworzona w czasie rzeczywistym.
Najczęstsze nieporozumienie? Że to „ładny obrazek z konferencji”. Dla mnie najważniejsze jest coś innego: osoba, która nie była na sali, powinna z mojej grafiki zrozumieć, o czym było wystąpienie.
„Dla mnie zawsze ważne jest to, żeby moje notatki nie były tylko ładne, ale żeby były użyteczne dla kogoś, kto jest po drugiej stronie.”
Dlatego każda moja notatka ma stały układ:
- portret prelegentki lub prelegenta,
- skrócony tytuł wystąpienia,
- cytat albo nieoczywiste porównanie ze sceny,
- kluczowe informacje w centrum,
- kolory, logo i układ zgodne z brandingiem wydarzenia.
Ludzie lubią to, co znają. Jeśli notatka za każdym razem ma inny układ, to frustruje, zamiast pomagać. Moja społeczność i klienci wiedzą, gdzie szukać cytatu, a gdzie najważniejszych punktów.
Często słyszę też, że mam „charakterystyczną kreskę”. Nie planowałam jej. Zaczynałam od kolorowych markerów i zwykłego notatnika. Przełomem była przesiadka z papieru na iPada: mogłam szlifować prace, robiłam kursy z Procreate i rysowania notatek. Setki notatek później wypracowałam swój proces i swoją kanwę.
Czy przed eventem dostajesz prezentację?
To pytanie pada prawie zawsze. Odpowiedź zaskakuje: w większości przypadków nie dostaję nic wcześniej. A nawet jeśli mogę, często nie korzystam.
Dlaczego? Bo slajdy to plan, a scena to rzeczywistość. Prelegenci poprawiają prezentacje jeszcze dzień przed wystąpieniem, kiedy scena się rozstawia. A najlepsze momenty wystąpienia rzadko są na slajdach.
„Wolę oddawać energię, która jest na scenie, i elementy storytellingowe, takie kotwice, po których można wrócić do wystąpienia, niż to, co jest w tle na slajdzie.”
Kotwice to momenty, które ludzie pamiętają po latach: gruby kot prelegenta, kajak z weekendu, żart ze scenki. Na slajdach ich nie ma. Na mojej notatce są.
Przygotowuję się za to merytorycznie, gdy temat jest specjalistyczny albo po angielsku. Robię sobie wtedy mały słowniczek pojęć.
Co jest najtrudniejsze w rysowaniu na żywo?
Skupienie. Przez cały event muszę słuchać tu i teraz, z takim samym szacunkiem dla każdej osoby na scenie. Prelegent schodzi ze sceny i ciśnienie mu spada. Mnie nie, bo za chwilę wchodzi następny.
Nie mam innej sytuacji na tak głęboką pracę. Żadnych rozpraszaczy, żadnej dłuższej pogawędki na przerwie kawowej. Po dużym evencie mam dzień zombie, bo to bardzo zżera procesor.
Najlepszy komplement? Kiedy prelegentka schodzi ze sceny, ogląda notatkę i mówi: „Nie wiem, jak to zrobiłaś, ale to jest dokładnie to, co chciałam przekazać”.
Czy muszę znać branżę, żeby ją narysować?
Nie. I to jest clou tej pracy.
„Ja nie muszę rozumieć wszystkiego, co się dzieje. Moim zadaniem jest wyłapanie tego, co jest najważniejsze dla osoby, która stoi na scenie.”
Mój osobisty rekord? Event dla IBM, w całości po angielsku, o komputerach kwantowych. Do dziś nie rozumiem ich na poziomie ludzkim. A rysowałam markerem na sztaludze, obok ludzi, którzy zajmują się technologiami przyszłości. Ktoś z managerów nazwał moją planszę piece of art. To zderzenie nowych technologii z tym, co potrafi dostarczyć człowiek z markerem, robi wrażenie.
Rysowałam m.in. dla:
- IT i nowe technologie: IBM, Nokia, Allegro, Freshmail, Mindbox
- Automotive: Nexteer, HCM Deck
- Bankowość, finanse, ubezpieczenia: Bank BPH, Nationale Nederlanden, PZU
- Usługi prawne: Kancelaria Raczkowski
- FMCG i handel: Wedel, JTI, Avon
- Energetyka: Polenergia
Jak wygląda współpraca krok po kroku?
To pytanie słyszę prawie co tydzień, więc mam to rozpisane.
- Termin. Sprawdzam dostępność i rezerwujemy datę.
- Format. Event stacjonarny czy online? Na miejscu rysuję na dużych planszach (100×140 lub 70×100 cm). Online pracuję na iPadzie, w formacie ekranowym 16:9.
- Przygotowanie. Potrzebuję tytułów wystąpień i zdjęć prelegentów. Formatkę z układem, kolorami i logo akceptujemy wspólnie przed eventem.
- Język. Rysuję po polsku i po angielsku.
- Event. Gotowe notatki przekazuję ekipie technicznej na bieżąco, w trakcie wydarzenia.
- Pliki. Dostajecie PDF, PNG lub JPG. W cenie jest runda poprawek i akceptacja prelegentów.
Przy większej skali, czyli kilku prelekcjach albo kilkudniowym evencie, polecam wersję cyfrową. Notatki dobrze wyglądają wtedy i na ekranie podczas konferencji, i później w social mediach.
Po co graphic recording, skoro są zdjęcia i nagranie?
Bo konferencja się kończy, ludzie robią selfie z prelegentem i tyle. Mało kto realnie podsumowuje, co zostało powiedziane.
A przecież w wydarzenie wkłada się mnóstwo pracy i pieniędzy. Na scenę ściąga się świetnych mówców. Potem zostaje galeria zdjęć i nagranie, którego nikt nie obejrzy w całości.
Wiem też, co dzieje się z uczestnikami. Wychodzą nakręceni. Tydzień później pamiętają połowę. Miesiąc później nie pamiętają nazwisk prelegentów. A wiedza, której nie zapamiętamy, nie zmienia naszych zachowań.
Notatka wizualna zostaje na dłużej. Uczestnicy ją komentują, pobierają i udostępniają. Prelegenci też.
Jedna z uczestniczek LinkedIn Local Virtual wydrukowała sobie wszystkie moje notatki z trzech dni wydarzenia. To jedno z najmilszych podziękowań za tę pracę.
Case study: CyberTek Tech Festival
Przy CyberTek Tech Festival współpraca objęła wszystko: portrety prelegentów, notatki z każdego wystąpienia pokazywane na dużym ekranie i animacje z procesu rysowania. A potem recykling: notatki stały się okładkami filmów z konferencji na YouTubie.
Czy notatki dają eventowi zasięg?
Tak. To część oferty, która najbardziej zaskakuje klientów.
Jeśli mamy to ustalone (są też eventy z NDA), publikuję notatki na żywo, zaraz po zejściu prelegenta ze sceny. Link leci na czat, a uczestnicy od razu przechodzą do grafiki.
Sprawdziłam to na jednej z edycji LinkedIn Local Virtual:
- 3 dni wydarzenia,
- ok. 20 postów z notatkami,
- ok. 60 000 wyświetleń łącznie,
- bez spadku zasięgów i bez shadowbana.
Policzyłam to w Excelu, więc to nie wrażenie, tylko dane. Organizacja dostaje grafiki na żywo, więc może je pokazywać nawet wtedy, gdy panel dyskusyjny jeszcze trwa.
Tak zresztą zaczęła się cała ta historia. W pandemii, w czasach wysypu webinarów, dałam sobie wyzwanie: skoro mam zmieścić wystąpienie na jednej stronie, muszę wysłuchać go do końca. Wrzucałam notatki na LinkedIna, ludzie je doceniali, a pierwsze zapytania od klientów przyszły szybciej, niż się spodziewałam. Pierwszy event na żywo narysowałam w 2019 roku na LinkedIn Local w Rybniku.
Czy praca kończy się na rysowaniu?
Nie. I tego nie planowałam. Wyszło naturalnie z mojego doświadczenia w sprzedaży i marketingu B2B.
„Zawsze staram się wycisnąć z projektu jeszcze więcej. W talentach Gallupa to Maksymalista.”
Często podsuwam organizatorom pomysły, jak lepiej wykorzystać notatki w komunikacji. Na evencie HCM Deck zrobiliśmy wspólne zdjęcie prelegentów trzymających swoje notatki. Zrobiło większe wrażenie niż każda grafika osobno. Pokazuję też kulisy przygotowań i rysowania w relacjach na Instagramie.
Ile kosztuje graphic recording?
Konkrety:
- wystąpienie do 30 minut: 600 zł netto,
- materiał do 60 minut: 1000–1200 zł netto,
- faktura z terminem płatności 14 dni.
Przykładowy pełny dzień:
- 6 wystąpień po 40 minut,
- 1 debata ekspercka, 60 minut,
- 3 sesje Q&A po 15 minut.
Taki dzień wyceniam na 8500 zł netto. Do tego dochodzi logistyka: miejsce, dojazd, nocleg.
Jedna zasada, o której mówię na starcie: rysuję całą agendę, a nie wybrane wystąpienia. Gdy notatkę dostaje tylko część prelegentów, szybko rodzi się poczucie niesprawiedliwości. Zamiast efektu wow jest niepotrzebne napięcie.
Opcje dodatkowe:
- pliki do druku w formacie A3 lub A2,
- plakat zbiorczy z całej konferencji,
- timelapse z procesu rysowania.
Masz nietypowy format? Kilka dni, mix online i offline, inna agenda? Napisz. Wycenę zawsze dopasowuję do konkretnego wydarzenia.
Wolisz porozmawiać? Napisz na sylwia@rysujeeventy.pl albo wyślij mi wiadomość na LinkedInie.
FAQ: graphic recording
Czym jest graphic recording?
To notatka wizualna rysowana na żywo podczas wystąpienia, panelu lub webinaru. Pokazuje najważniejsze tezy, cytaty i przykłady ze sceny w jednej grafice, którą można później udostępnić.
Czy graphic recording sprawdzi się w każdej branży?
Tak. Rysowałam wydarzenia z IT, automotive, bankowości, farmacji, prawa i energetyki. Moim zadaniem nie jest znać się na branży, tylko wychwycić to, co najważniejsze dla osoby na scenie.
Czy da się zamówić graphic recording na event online?
Tak. Podczas webinarów i konferencji online rysuję cyfrowo na iPadzie, w formacie 16:9.
Rysujesz cyfrowo czy na papierze?
Jedno i drugie. Przy kilku prelekcjach albo kilkudniowym evencie polecam wersję cyfrową: dobrze wygląda na ekranie podczas konferencji i później w social mediach.
Ile wcześniej trzeba zarezerwować termin?
Im wcześniej, tym lepiej. Przy kilkudniowych eventach napisz z kilkutygodniowym wyprzedzeniem.
Jedna notatka na cały event czy osobna na każde wystąpienie?
Każda prelekcja to osobna notatka. Panel dyskusyjny też może dostać własną grafikę.
Jak szybko dostajemy gotowe materiały?
Na bieżąco, w trakcie eventu. Na życzenie przygotowuję też wersję animowaną, która pokazuje proces rysowania.
Czy grafiki będą pasować do brandingu wydarzenia?
Tak. Układ, kolory, logo, portrety prelegentów i tytuły akceptujemy wspólnie przed eventem.
Kto ma prawa do grafik?
Podpisujemy umowę na wszystkie pola eksploatacji. Możecie używać grafik w social mediach, mailingu i materiałach promocyjnych, a także je kadrować. Jedyny warunek to podpis „Grafika: Sylwia Chmielewska, rysuję EVENTY”, najlepiej z oznaczeniem mojego profilu.